Rechtssichere Archivierung im Gesundheitswesen

Sensible Patientendaten archivieren und schützen

Rechtssichere Archivierung im Gesundheitswesen

Patientendaten und medizinische Unterlagen sind hochsensibel und verdienen besonderen Schutz. Für sie gelten außerdem spezifische Aufbewahrungsfristen. PACS-Daten müssen teilweise über einen Zeitraum von 30 Jahren rechtssicher archiviert werden. Zugleich ist es gerade im Gesundheitswesen wichtig, auf Daten schnellen Zugriff zu haben. So können Mediziner zügig Diagnosen treffen. Sie sollten deshalb auch beispielsweise ältere Röntgenbilder nicht erst – überspitzt gesagt – im Keller suchen müssen. Auch ältere Daten müssen so aufbewahrt werden, dass sie auf Knopfdruck zur Verfügung stehen.

Das langfristige und geschützte Archivieren von solchen sensiblen Dokumenten ist schon immer eine besondere Herausforderung. Durch die Digitalisierung und den technologischen Fortschritt nimmt das Datenwachstum rasant zu. Hinzu kommt die steigende Lebenserwartung, die gerade im Healthcare-Bereich für noch größere Datenmengen sorgt. Eine solide und optimierte Lösung für die Archivierung medizinischer Daten und Unterlagen ist dringend erforderlich.

Die Anforderungen an eine Archivierungssoftware für das Gesundheitswesen sind also sehr hoch. Der Schutz der personenbezogenen Daten der Patienten steht dabei an erster Stelle. Ihre langfristige und sichere Aufbewahrung muss Compliance-Vorgaben erfüllen. Aufbewahrungsfristen bedürfen eines umsichtigen Retention Managements. Gleichzeitig soll ein Zugriff auf archivierte Dokumente schnell, unkompliziert und netzwerkweit erfolgen können. Dies entspricht den Erwartungen an zeitgemäße digitale Technologien.

Zu guter Letzt sind die Budgetvorgaben für IT-Strukturen und Software in der Regel knapp bemessen. Das heißt: Eine Lösung für die elektronische Archivierung der Patientenakten muss die genannten Anforderungen erfüllen, und sollte zudem mit möglichst niedrigen Kosten verbunden sein.

Elektronische Archivierung im Healthcare-Bereich: Ein Lösungsansatz

Die Grundlage für eine belastbare und zukunftsfähige Lösung ist eine mehrstufige Speicherarchitektur aus primären und sekundären Speichersystemen.

Es ist ratsam, hier mit einer hybriden Speicherinfrastruktur zu arbeiten, um eine effiziente und skalierbare Archivplattform zu schaffen. Kombinieren Sie Flash, Festplatten, Private- und Public-Cloud sowie Tape und Optical nach den spezifischen Anforderungen Ihrer Institution. Eine solche Speicherinfrastruktur sollte sich nahtlos in die bestehende Infrastruktur der medizinischen Organisation integrieren. Außerdem muss sie einen zuverlässigen und schnellen Zugriff auf PACS-Images, Patientenakten und Dokumente garantieren.

Mit Hilfe einer geeigneten Software verwalten Sie dann Ihre Daten nach dem Prinzip des Information Lifecycle Managements (ILM) in einer hierarchischen Speicherarchitektur. Das heißt: Die Software verlagert die Daten auf die Speicherebene, die ihrem Alter und der Häufigkeit der Zugriffe entspricht. Dies geschieht automatisiert und nach zuvor definierten Regeln.

Mit einer Kombination aus einem hierarchischen Speichermanagement und dem ILM-Ansatz können Sie große Einsparungen erzielen. Denn auf jeder Speicherebene kann das Speichermedium zum Einsatz kommen, das das beste Verhältnis aus benötigter Performance und Speicherkapazität bereitstellt. Schnelle Primärspeicher werden entlastet, indem ältere Dateien auf günstige Sekundärspeicher ausgelagert werden.

Für die Daten, die dem elektronischen Archiv übergeben werden sollen, eignen sich in einer solchen hierarchischen Speicherstruktur insbesondere Object Storage, Tape und Optical. Um die Archivierung rechtssicher zu gestalten, empfehlen sich weitere Maßnahmen, wie z.B. Replikation und eine 3-2-1-Backup-Strategie. Dabei können vor allem die Offline-Technologien helfen.

„Medizinische Daten erfordern rechtssichere Archivierung. Für lange und sichere Aufbewahrung ist unsere Software PoINT Storage Manager ausgelegt und erfüllt spielend leicht die geforderten Compliance-Anforderungen“, sagt Gundolf Gremler, Technical Lead bei PoINT.

Archivierung von Patientendaten mit dem PoINT Storage Manager

Die Software PoINT Storage Manager (PSM) arbeitet nach dem Information Lifecycle Management-Prinzip. Für eine lange und rechtssichere Archivierung verschiebt der PoINT Storage Manager Daten automatisch auf verschiedene Speicherebenen. Die Regeln für die Archivierung erstellen Sie im PoINT Storage Manager individuell und anhand der Erfordernisse und Vorgaben Ihrer Institution. So lassen sich die Compliance-Anforderungen des Gesundheitswesens erfüllen.

Eine rechtssichere Langzeitarchivierung von medizinischen Dokumenten und Akten sieht deren Schutz vor Manipulation und ungewolltem Löschen vor. Der PoINT Storage Manager bietet dazu zum einen die WORM-Funktion: Dieser „write once read many“-Schutz unterbindet Änderungen an einer archivierten Datei und garantiert ihre unveränderte Aufbewahrung. Zum anderen sorgt das Retention Management des PSM für die sichere Archivierung der Datei für den festgelegten Zeitraum.

Für den Anwender schließlich bleiben die gewohnten Prozesse unverändert, denn der PSM bietet transparenten Lesezugriff auf archivierte Dateien. Der Zugriff erfolgt wie gehabt über das Dateisystem des Primärspeichers.

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