Backup vs. Datenarchiv
Wer auf der Suche ist nach Lösungen für die Sicherung und langfristige Aufbewahrung wichtiger Unternehmensdaten und Dokumente, muss grundsätzlich unterscheiden zwischen Backup und Archivierung. Dabei geht es nicht um eine Entweder-Oder-Entscheidung. Ziel ist vielmehr eine kluge Speicherstrategie, die sich möglichst kosteneffizient, zuverlässig und rechtssicher um einen der wichtigsten Rohstoffe von Unternehmen kümmert: ihre Daten.
Der Begriff Backup beschreibt die Sicherung von Daten zum Schutz vor Datenverlust. Zweck eines Backups ist es, Daten im Fall von Verlust oder Beschädigung der Originaldaten mit Hilfe der Sicherung schnell wieder herstellen zu können. Eine Backup-Strategie bezieht sich auf aktuelle und aktuell genutzte Daten, die in regelmäßigen Abständen und in der jeweils letzten Version auf einen alternativen Datenträger kopiert werden. Es schafft die Möglichkeit einer Disaster Recovery, bei der die verlorenen Daten von der Backup-Kopie zurückgeholt werden.
Als Datenarchivierung hingegen wird eine Form der elektronischen Aufbewahrung von wichtigen Dokumenten bezeichnet, die diese u.a. vor unabsichtlicher oder vorsätzlicher Löschung oder Manipulation sichert. Gegenstand einer solchen Archivierung sind insbesondere die Daten, die einer unternehmensspezifischen Compliance unterliegen, oder für die gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten.
Beim Backup geht es also in erster Linie darum, Daten so zu speichern, dass im Notfall ein schneller Zugriff möglich ist, um mit ihnen weiter arbeiten zu können. Im Sinne des Information Lifecycle Managements handelt es sich dabei um heiße Daten: in der Regel um aktuelle Dateien also, mit denen aktiv gearbeitet wird, und die noch häufig geändert werden.
Und genau hier beginnt das Problem: Sehr oft ist auf den Primärspeichern eine enorme Menge kalter, inaktiver Daten gespeichert. Sie verursachen dort nicht nur Kosten, indem sie schnellen und teuren Primärspeicher belegen, obwohl kaum noch auf sie zugegriffen wird. Sie belegen zusätzlich viel Platz auf den Backup-Medien, wenn sie regelmäßig – aber stets in unverändertem Zustand – mitgesichert werden.
Hierarchisches Speichermanagement
Diese kalten Daten sind prädestiniert dafür, sie im Rahmen eines hierarchischen Speichermanagements (HSM) auf einem Sekundärspeicher zu archivieren. Eine zweistufige Speicherarchitektur besteht beispielsweise aus schnellen Primärspeichern und günstigen Sekundärspeichern.
Diese Sekundärspeicher können mit Hilfe einer geeigneten HSM Software auch als Archivspeicher dienen. Die Software legt auf dem Sekundärspeicher solche Daten ab, an denen für eine festgelegte Dauer keine Änderung mehr erfolgt ist und schützt sie gegen Modifikationen. Auch Dokumente, die besonderen rechtlichen Vorschriften unterliegen und für die eine revisionssichere Archivierung gefordert wird, können von der HSM Software auf den Archivspeicher abgelegt werden.
Kostenreduzierung durch Information Lifecycle Management
Backup und Archiv sind also klar voneinander zu unterscheiden – und keinesfalls miteinander zu verwechseln oder einander gleichzusetzen. Ihr jeweiliger Anlass und Nutzen unterscheiden sich von Grund auf. Eine mehrstufige Speicherstruktur berücksichtigt dies.
Die adäquate Speicherstrategie richtet sich nach einem überlegten Information Lifecycle Management (ILM). Das heißt: Sie berücksichtigt die jeweilige Lebensphase einer Datei und legt sie auf der Speicherstufe ab, die ihrer Lebensphase entspricht. Die Files, die länger nicht genutzt oder verändert wurden, werden auf Sekundärspeicher verdrängt. Gleiches geschieht mit den Datensätzen, die – z.B. aus gesetzlichen Gründen – in unveränderter Form gesichert werden müssen.
ILM entlastet Primärspeicher von inaktiven Daten und reduziert so auch die Backup-Last. Es baut teuren Speichererweiterungen vor und ermöglicht eine optimierte und sehr viel kosteneffizientere Speichernutzung.
Automatisierte Archivierung unter Einhaltung der Compliance-Anforderungen
Datenarchivierung im Rahmen eines hierarchischen Speichermanagements bedeutet aber nicht nur Einsparungspotential hinsichtlich der Speichersysteme. Die automatisierte Archivierung von Daten unterstützt Unternehmen auch bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Viele Unternehmensdaten müssen nach bestimmten Gesetzen und Auflagen revisionssicher archiviert werden. Dies bedeutet unter anderem, dass Archivdaten vor unabsichtlicher Löschung und vorsätzlicher Manipulation geschützt werden sollen.
Auch hier liegt die Lösung z.B. in einer zweistufigen HSM-Architektur. Der Archivspeicher bildet dann die Speicherschicht, die die Änderung oder Löschung von Daten innerhalb einer vorgegebenen Zeit verhindert. Mit einem solchen Data Retention Management können Vorgaben einer revisionssicheren Archivierung erfüllt werden.
Datenarchivierung mit PoINT Storage Manager – Archive Edition
Die PoINT Storage Manager – Archive Edition unterstützt Sie bei der Einhaltung von Compliance-Anforderungen, indem elektronische Dokumente nach Ihren Vorgaben durch das integrierte Retention Management aufbewahrt werden. Die Software sorgt für eine automatisierte Archivierung Ihrer Daten im Archivspeicher, nach den von Ihnen definierten Regeln und mit den festgelegten Aufbewahrungszeiten.
Ist ein File archiviert, wird es grundsätzlich nicht geändert. Der Zugriff auf Archivdateien erfolgt transparent und einfach über das Primärspeichersystem und die gewohnte Benutzeroberfläche. Wird eine Datei im Primärspeicher geändert, wird die geänderte Datei als neue Version im Archiv abgelegt, so dass im Archiv alle Vorgängerversion einer Datei unverändert erhalten bleiben. Die neue Version unterliegt dann wieder den Regeln des Information Lifecycle Managements, nach deren Zeitplan der PoINT Storage Manager sie auf die nächsttiefere Speicherstufe verschiebt.
Wenn zu archivierende Daten zuverlässig und regelmäßig auf Sekundärspeicher verdrängt werden, so entlastet dies Ihre Primärspeicher und Backups. Auf diese Weise steigert der PoINT Storage Manager die Effizienz Ihrer Speichernutzung, reduziert dadurch die Kosten und hilft Ihnen bei der Umsetzung einer rechtssicheren Archivierung.
